Wie lange dauert eine ISO-Zertifizierung? Realistisch erklärt

Eine akkreditierte ISO-Zertifizierung dauert bei kleinen und mittleren Betrieben in der Regel mehrere Monate, weil Aufbau, internes Audit und externes Audit nacheinander ablaufen. Ein Zertifikat auf Basis einer Selbstbeurteilung, wie es Zertify ausstellt, liegt dagegen 4 Stunden nach bestandenem Assessment und Zahlung vor. Die beiden Wege sind jedoch nicht gleichwertig, und genau das sollten Sie vor der Entscheidung wissen.

Die kurze Antwort

Es gibt keine einheitliche Dauer. Sie hängt davon ab, welche Art von Zertifikat Sie brauchen und wie weit Ihr Betrieb bereits organisiert ist.

• Akkreditierte Zertifizierung durch eine Zertifizierungsstelle: meist mehrere Monate, bei sehr kleinen und gut dokumentierten Betrieben teils kürzer, bei komplexen Organisationen deutlich länger.
• Zertifikat auf Basis einer Selbstbeurteilung (Zertify, ausgestellt durch SICE): Ausstellung innerhalb von 4 Stunden nach bestandenem Assessment und Zahlung.

Zertify-Zertifikate sind keine akkreditierten Zertifizierungen. Sie bestätigen, dass Ihr Betrieb die Anforderungen einer Norm anhand einer strukturierten Selbstbeurteilung nachvollziehbar erfüllt. Eine unabhängige Prüfung vor Ort findet nicht statt.

Was die Dauer einer ISO-Zertifizierung bestimmt

Die Zeit geht selten ins Zertifikat selbst. Sie geht in die Vorbereitung. Vier Faktoren sind entscheidend.

1. Der Reifegrad Ihres Betriebs

Haben Sie Prozesse, Verantwortlichkeiten und Aufzeichnungen bereits geregelt, ist der Aufwand klein. Läuft vieles über Zuruf und im Kopf einzelner Personen, müssen Sie zuerst festhalten, wie Sie arbeiten. Das kostet Zeit, nützt aber auch ohne Zertifikat.

2. Die gewählte Norm

Die meisten Managementsystem-Normen folgen derselben Grundstruktur mit den Kapiteln 4 Kontext der Organisation, 5 Führung, 6 Planung, 7 Unterstützung, 8 Betrieb, 9 Bewertung der Leistung und 10 Verbesserung. Wer ein Managementsystem kennt, findet sich in einem zweiten leichter zurecht. Themen wie Informationssicherheit, Umwelt oder Arbeitssicherheit bringen aber eigene Anforderungen mit, die zusätzlich Zeit brauchen. Eine Übersicht finden Sie auf der Seite zu den Normen.

3. Grösse und Komplexität

Ein Team von fünf Personen an einem Standort ist schneller durch als ein Betrieb mit mehreren Standorten, Subunternehmern und regulierten Tätigkeiten. Je mehr Schnittstellen, desto mehr Abstimmung.

4. Verfügbarkeit im Betrieb

In kleinen Firmen macht oft die Geschäftsleitung die Arbeit nebenbei. Deshalb zieht sich ein Projekt in die Länge, obwohl der eigentliche Aufwand überschaubar wäre. Wer einen festen Wochenblock einplant, kommt merklich schneller voran.

Ablauf einer akkreditierten Zertifizierung

Bei einer akkreditierten Zertifizierung durchlaufen Sie typischerweise diese Phasen:

1. Bestandsaufnahme: Sie klären, welche Anforderungen der Norm Sie bereits erfüllen und wo Lücken bestehen.
2. Aufbau und Dokumentation: Sie beschreiben Prozesse, legen Verantwortlichkeiten fest, definieren Ziele und führen Aufzeichnungen.
3. Einführung im Alltag: Das System muss gelebt werden. Erst dann entstehen Nachweise, die ein Auditor prüfen kann.
4. Internes Audit und Managementbewertung: Sie prüfen sich selbst und halten die Ergebnisse fest. Beides verlangen die Normen mit Managementsystem ausdrücklich.
5. Externes Audit: Die Zertifizierungsstelle prüft in der Regel in zwei Stufen, zuerst die Dokumentation, dann die Umsetzung im Betrieb.
6. Entscheid und Zertifikat: Nach Behebung allfälliger Abweichungen stellt die Stelle das Zertifikat aus.
7. Überwachung: Üblicherweise folgen Überwachungsaudits in den Jahren nach der Erstzertifizierung, bevor eine Rezertifizierung ansteht.

Die Phasen drei und vier brauchen die meiste Zeit. Ein System, das nur auf dem Papier existiert, besteht ein Audit nicht. Rechnen Sie deshalb realistisch mit Monaten, nicht mit Wochen, und planen Sie Puffer für Korrekturen ein.

Wie sich die verschiedenen Wege im Detail unterscheiden, erklärt unser Leitfaden zur ISO-Zertifizierung ohne Audit.

Wie lange dauert es mit einer Selbstbeurteilung?

Bei Zertify beantworten Sie ein strukturiertes Assessment zu den Anforderungen der gewählten Norm. Wie lange Sie dafür brauchen, hängt davon ab, wie gut Sie Ihre Abläufe und Unterlagen kennen. Wer vorbereitet ist, kommt zügig durch. Wer zuerst nachschlagen muss, braucht länger.

Sobald Sie das Assessment bestanden und bezahlt haben, stellt Zertify das Zertifikat innerhalb von 4 Stunden aus. Es gibt keine Wartezeit auf einen Auditortermin und keine Anreise.

Diese Geschwindigkeit hat einen klaren Grund: Es wird nichts von aussen geprüft. Das Zertifikat belegt Ihre eigene, dokumentierte Beurteilung. Das ist für viele Zwecke ausreichend, für andere nicht.

Wann eine akkreditierte Zertifizierung die bessere Wahl ist

Die schnellere Variante ist nicht automatisch die richtige. Entscheiden Sie sich für den akkreditierten Weg, wenn eine der folgenden Situationen zutrifft:

• Eine Ausschreibung verlangt ausdrücklich ein akkreditiertes Zertifikat.
• Ein Kundenvertrag schreibt eine Zertifizierung durch eine akkreditierte Stelle vor.
• Eine Aufsichtsbehörde oder ein Branchenstandard setzt sie voraus.
• Sie wollen, dass Dritte Ihr System unabhängig vor Ort prüfen.

Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie Zeit oder Geld investieren. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach, welche Art von Nachweis er akzeptiert. Den Unterschied zwischen beiden Zertifikatstypen erläutern wir ausführlich im Beitrag akkreditiert oder nicht.

Ein Zertify-Zertifikat eignet sich dagegen, wenn Sie gegenüber Kunden, Partnern oder im Marketing zeigen möchten, dass Ihr Betrieb strukturiert arbeitet, und wenn niemand ausdrücklich eine akkreditierte Zertifizierung fordert. Es kann auch ein sinnvoller erster Schritt sein, bevor Sie später einen akkreditierten Weg gehen.

Checkliste: So verkürzen Sie die Zeit bis zum Zertifikat

• Klären Sie zuerst, ob ein akkreditiertes Zertifikat verlangt wird.
• Wählen Sie die Norm, die zu Ihrem Geschäft und Ihren Kunden passt.
• Bestimmen Sie eine verantwortliche Person mit festem Zeitfenster pro Woche.
• Sammeln Sie bestehende Unterlagen: Prozessbeschreibungen, Verträge, Richtlinien, Schulungsnachweise.
• Halten Sie Verantwortlichkeiten und Ziele schriftlich fest.
• Prüfen Sie, welche Anforderungen Sie bereits erfüllen und wo Lücken bestehen.
• Schliessen Sie die Lücken, bevor Sie das Assessment starten.
• Halten Sie Nachweise bereit, die Ihre Antworten belegen.
• Beantworten Sie das Assessment sorgfältig und ehrlich.
• Planen Sie die regelmässige Überprüfung Ihres Systems ein.

So passt Zertify in Ihre Planung

Zertify ist eine Online-Plattform, die ISO-Zertifikate auf Basis einer Selbstbeurteilung ausstellt. Die Zertifikate werden von SICE (Swiss Institute of Certification and Education) ausgestellt. Sie sind nicht akkreditiert.

So gehen Sie vor:

1. Sehen Sie sich auf der Normenübersicht an, welche Normen zur Verfügung stehen und was sie abdecken.
2. Prüfen Sie auf der Preisseite, was das Zertifikat kostet.
3. Starten Sie das Assessment, sobald Sie Ihre Unterlagen beisammenhaben.

Bestehen Sie das Assessment und bezahlen Sie, erhalten Sie Ihr Zertifikat innerhalb von 4 Stunden. Erfüllen Sie die Anforderungen noch nicht, zeigt Ihnen das Assessment, wo Sie nachbessern müssen. Auch das ist ein Gewinn, denn Sie wissen danach genauer, wo Ihr Betrieb steht.

Fazit

Die Dauer einer ISO-Zertifizierung ist keine feste Zahl. Beim akkreditierten Weg bestimmen Reifegrad, Norm, Betriebsgrösse und Ihre eigene Zeit, ob es Monate oder länger dauert. Bei der Selbstbeurteilung liegt das Zertifikat 4 Stunden nach bestandenem Assessment und Zahlung vor.

Entscheidend ist, welchen Nachweis Ihr Gegenüber verlangt. Klären Sie das zuerst. Danach wählen Sie den Weg, der zu Ihrem Betrieb, Ihrem Budget und Ihrem Zeitplan passt.