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ISO Zertifikat online erhalten: So läuft es ab
Wie Sie ein ISO Zertifikat online erhalten: Ablauf, Vorbereitung und die Frage, wann der Weg über ein Self-Assessment für Ihre Kunden genügt.
Von Michael Schwarz, Lead Auditor ISO 9001 und 14001, SICE
Ein ISO Zertifikat online erhalten Sie über ein Self-Assessment: Sie beantworten die Fragen zur gewählten Norm, ein Mitglied des SICE Certification Board prüft Ihre Angaben, und bei bestandener Beurteilung erhalten Sie das Zertifikat als PDF. Ein Audit vor Ort findet nicht statt.
Dieser Artikel zeigt, wie der Ablauf aussieht, was Sie vorbereiten sollten und woran Sie erkennen, ob dieser Weg für Ihren Kunden oder Ihre Ausschreibung ausreicht.
Was «online» bei einer ISO Zertifizierung bedeutet
Beim klassischen Weg beauftragen Sie eine Zertifizierungsstelle. Diese schickt einen Auditor in Ihren Betrieb, er sichtet Dokumente, spricht mit Mitarbeitenden und schreibt einen Bericht. Das braucht Terminabsprachen, Reisetage und meist mehrere Wochen bis Monate.
Beim Online-Weg entfällt der Besuch. Sie beschreiben Ihr Unternehmen und Ihre Abläufe in einem strukturierten Fragebogen. Die Fragen folgen der Norm. Bei den gängigen Managementsystemnormen wie ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 45001 ist das die gemeinsame Kapitelstruktur: Kontext der Organisation (Kapitel 4), Führung (5), Planung (6), Unterstützung (7), Betrieb (8), Bewertung der Leistung (9) und Verbesserung (10).
Das Zertifikat ist damit keine Abkürzung ohne Inhalt. Es setzt voraus, dass Sie Ihre Abläufe tatsächlich beschreiben können. Wer keine Verantwortlichkeiten, keine Ziele und keine Kontrolle seiner Arbeit vorweisen kann, besteht das Assessment nicht.
Der Ablauf in vier Schritten
1. Norm wählen
Entscheidend ist, was Ihr Kunde verlangt. Steht im Lieferantenfragebogen «ISO 9001», ist die Wahl klar. Verlangt die Einkaufsabteilung ein Zeichen für Informationssicherheit, schauen Sie sich ISO/IEC 27001 an. Welche Normen verfügbar sind, sehen Sie in der Übersicht der Normen.
2. Assessment ausfüllen
Sie beantworten die Fragen zu Ihrem Betrieb. Die Antworten sind keine Ankreuzübung: Das Assessment verlangt konkrete Angaben dazu, wer was verantwortet, wie Sie Fehler erfassen und wie Sie Ziele überprüfen. Sie können die Arbeit unterbrechen und später weitermachen.
3. Prüfung durch das SICE Certification Board
Ein Mitglied des SICE Certification Board prüft jede Beurteilung, bevor ein Zertifikat ausgestellt wird. Das Zertifikat stellt Zertify im Rahmen einer Lizenz von SICE (Swiss Institute of Certification and Education) aus. Genügen die Antworten nicht, bestehen Sie nicht, und Sie wissen, an welchen Stellen nachgearbeitet werden muss.
4. Zertifikat erhalten
Nach bestandenem Assessment und Zahlung stellt Zertify das Zertifikat innerhalb von 4 Stunden aus. Sie erhalten ein PDF mit QR-Code, der auf eine öffentliche Verifizierungsseite führt.
Was Sie vor dem Start vorbereiten sollten
Die Fragen sind schneller beantwortet, wenn die Unterlagen bereitliegen. Das meiste existiert in einem funktionierenden Betrieb bereits, nur nicht an einem Ort.
Wann ein Zertifikat aus dem Self-Assessment genügt
Das hängt von der Stelle ab, die es verlangt. Viele Kunden fragen im Lieferantenfragebogen schlicht, ob Sie nach einer Norm zertifiziert sind, und legen Wert auf einen prüfbaren Nachweis. Hier hilft ein Zertifikat mit Verifizierungsseite.
Manche Ausschreibungen schreiben dagegen ausdrücklich den klassischen Weg mit Vor-Ort-Audit durch eine Zertifizierungsstelle vor. Das steht dann in den Teilnahmebedingungen. Lesen Sie diese Passage, bevor Sie etwas bestellen, und fragen Sie im Zweifel beim Kunden nach. Eine Rückfrage kostet fünf Minuten, ein abgelehntes Angebot deutlich mehr.
Wie die Unterschiede im Einzelnen aussehen, beschreibt der Leitfaden zur ISO Zertifizierung ohne Audit.
Welche Norm passt zu welchem Betrieb?
Eine Schreinerei mit zwölf Mitarbeitenden braucht selten dasselbe wie eine Digitalagentur mit Kundendaten in der Cloud.
- ISO 9001 betrifft das Qualitätsmanagement und ist die Norm, die Einkaufsabteilungen am häufigsten abfragen.
- ISO 14001 betrifft das Umweltmanagement und taucht oft bei Bau, Industrie und Logistik auf.
- ISO 45001 betrifft Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz.
- ISO/IEC 27001 betrifft die Informationssicherheit und ist bei IT-Dienstleistern und Agenturen mit sensiblen Kundendaten gefragt.
Kleine Betriebe müssen kein Handbuch mit hundert Seiten führen. Die Norm verlangt Wirksamkeit, nicht Umfang. Welche Schritte für Ihre Grösse sinnvoll sind, erklärt der Beitrag zu ISO Zertifizierung für KMU.
Typische Fehler beim Assessment
Die meisten Probleme entstehen nicht aus fehlendem Wissen, sondern aus Eile.
Zu allgemeine Antworten. «Wir arbeiten sorgfältig» sagt nichts. «Jede Offerte wird vom Geschäftsleiter gegengelesen, bevor sie rausgeht» ist eine prüfbare Aussage.
Ein zu weiter Geltungsbereich. Wer alle Standorte und Tätigkeiten einschliesst, obwohl nur ein Teil geregelt ist, schreibt sich in Widersprüche. Besser ist ein klar umrissener Bereich, der stimmt.
Beschreibung des Wunschzustands. Das Assessment fragt nach dem, was Sie tun. Was Sie sich für nächstes Jahr vornehmen, gehört nicht hinein.
Niemand fühlt sich zuständig. Wenn drei Personen gleichzeitig antworten und sich widersprechen, fällt das bei der Prüfung auf. Bestimmen Sie eine Person, die am Ende freigibt.
Falsche Norm. Prüfen Sie den Wortlaut der Kundenanforderung noch einmal. ISO 9001 und ISO/IEC 27001 werden im Alltag schnell verwechselt.
Wie Ihr Kunde das Zertifikat prüft
Ein PDF allein überzeugt eine Einkaufsabteilung selten, weil es sich leicht fälschen lässt. Deshalb trägt das Zertifikat einen QR-Code. Wer ihn scannt, landet auf einer öffentlichen Verifizierungsseite und sieht dort, für welches Unternehmen, welche Norm und welchen Zeitraum das Zertifikat gilt.
Legen Sie das PDF Ihren Offerten oder Lieferantenfragebögen bei und nennen Sie den Link zur Verifizierungsseite gleich mit. Bei einer Kundenprüfung können Sie so direkt darauf verweisen.
Wie Zertify dazu passt
Zertify stellt ISO Zertifikate auf Basis eines Online-Self-Assessments aus, im Rahmen einer Lizenz von SICE. Es gibt keinen Vor-Ort-Audit. Ein Mitglied des SICE Certification Board prüft jede Beurteilung, bevor das Zertifikat ausgestellt wird.
Das Zertifikat gilt drei Jahre. Jedes Jahr bestätigen Sie es mit einem kurzen Online-Re-Audit, das als jährliches Abonnement läuft. Es ist also kein einmaliger Kauf.
So gehen Sie vor:
- Auf der Seite Normen sehen Sie, welche Standards verfügbar sind, und wählen die Norm, die Ihr Kunde verlangt.
- Auf der Seite Preise finden Sie die Kosten und das Abonnementmodell.
- Mit dem Assessment beginnen Sie die Beurteilung.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Kunde diese Art von Zertifikat akzeptiert, klären Sie das vor dem Start. Danach geht es schnell.
Häufige Fragen
Wie schnell erhalte ich das ISO Zertifikat online?
Zertify stellt das Zertifikat innerhalb von 4 Stunden nach bestandenem Assessment und erfolgter Zahlung aus. Die Zeit für das Ausfüllen des Assessments kommt dazu und hängt von der Grösse Ihres Betriebs und der Vorbereitung ab.
Muss ich für das Zertifikat Besuch von einem Auditor empfangen?
Nein. Das Assessment läuft vollständig online, es gibt keinen Audit vor Ort. Ein Mitglied des SICE Certification Board prüft Ihre Angaben, bevor das Zertifikat ausgestellt wird.
Wie lange ist das Zertifikat gültig?
Drei Jahre. Jedes Jahr bestätigen Sie es mit einem kurzen Online-Re-Audit, das als jährliches Abonnement geführt wird.
Wie kann mein Kunde das Zertifikat überprüfen?
Auf dem PDF befindet sich ein QR-Code. Er führt zu einer öffentlichen Verifizierungsseite, auf der Unternehmen, Norm und Gültigkeit einsehbar sind.
Akzeptiert jede Ausschreibung ein solches Zertifikat?
Nicht jede. Manche Ausschreibungen verlangen ausdrücklich den klassischen Weg mit Vor-Ort-Audit durch eine Zertifizierungsstelle. Prüfen Sie die Teilnahmebedingungen oder fragen Sie beim Auftraggeber nach, bevor Sie bestellen.
