ISO Zertifikat verlängern und erneuern: So gehen Sie vor

Ein ISO-Zertifikat lässt sich nicht per Antrag verlängern. Sie erneuern es mit einer Rezertifizierung und weisen erneut nach, dass Ihr Managementsystem besteht und im Alltag gelebt wird. Beim klassischen Weg mit einem Audit vor Ort durch eine Zertifizierungsstelle ist dafür ein Audit vor Ablauf des Zertifizierungszyklus nötig, bei einem Zertify-Zertifikat eine erneute Selbstbeurteilung.

Verlängern oder erneuern: Was ist der Unterschied?

Im Alltag werden beide Wörter vermischt, gemeint ist fast immer dasselbe: Ein neues Zertifikat soll das auslaufende ersetzen, damit Sie weiterhin einen gültigen Nachweis vorlegen können.

Ein Datum einfach nachzuführen, ist bei Managementsystem-Zertifikaten nicht vorgesehen. Das Zertifikat hält fest, dass ein System zu einem bestimmten Zeitpunkt die Anforderungen einer Norm erfüllt hat. Wer es erneuert, muss belegen, dass das noch stimmt. Das ist keine Formalität, aber auch kein Neuanfang, wenn Sie Ihr System in der Zwischenzeit gepflegt haben.

Wie der Zyklus beim klassischen Weg aussieht

Stellt eine Zertifizierungsstelle das Zertifikat nach einem Audit vor Ort aus, gilt üblicherweise ein Dreijahreszyklus. Nach der Erstzertifizierung folgen jährliche Überwachungsaudits. Vor Ende des Zyklus bewertet das Rezertifizierungsaudit das gesamte System erneut.

Fristen und Abläufe regelt die Zertifizierungsstelle in ihren Vertragsbedingungen. Schauen Sie in Ihren Vertrag und auf das Gültigkeitsdatum des Zertifikats. Legen Sie den Termin für das Rezertifizierungsaudit früh fest: Auditoren haben begrenzte Kapazitäten, und auch Ihre Mitarbeitenden müssen an dem Tag verfügbar sein.

Ist die Rezertifizierung beim Ablauf noch nicht abgeschlossen, dürfen Sie das Zertifikat nicht mehr als gültig verwenden, weder in Offerten noch auf der Webseite noch in Kundenunterlagen.

Ob Sie den klassischen Weg mit Audit vor Ort brauchen, bestimmt Ihr Umfeld.

Wie die Erneuerung bei einem Zertify-Zertifikat funktioniert

Grundlage eines Zertify-Zertifikats ist eine Online-Selbstbeurteilung ohne Audit vor Ort. Die G6 Agency AG stellt es in Lizenz von SICE (Swiss Institute of Certification and Education) aus. SICE prüft jedes Assessment vor der Ausstellung. Das Zertifikat dokumentiert, dass Sie Ihr Unternehmen anhand der Anforderungen einer Norm geprüft und den Assessment-Fragebogen bestanden haben. Öffentlich prüfen lässt es sich auf zertify.ch.

Bei der Erneuerung bewerten Sie Ihr System erneut und beantworten die Fragen so, wie Ihr Betrieb heute dasteht. Das Zertifikat gilt drei Jahre und wird jedes Jahr mit einem kurzen Online-Re-Audit bestätigt. Das Gültigkeitsdatum steht auf dem Zertifikat. Tragen Sie es in den Kalender ein und beginnen Sie die Vorbereitung nicht erst in der Woche des Ablaufs.

Einen Audittermin müssen Sie nicht koordinieren. Die Arbeit steckt in der ehrlichen Bestandsaufnahme.

Was Sie vor der Erneuerung prüfen sollten

Ein Zertifikat ist nur so viel wert wie das System dahinter. Diese Punkte gehen Sie vor jeder Erneuerung durch.

Interne Audits und Managementbewertung

Normen mit der gemeinsamen High Level Structure, etwa für Qualität, Umwelt oder Informationssicherheit, verlangen in Kapitel 9 (Bewertung der Leistung) interne Audits und eine Managementbewertung. Fehlen sie im letzten Zeitraum, holen Sie beides vor der Erneuerung nach. Halten Sie kurz fest, was geprüft wurde und welche Schlüsse die Geschäftsleitung gezogen hat.

Änderungen im Unternehmen

Neue Standorte, neue Dienstleistungen, ein grösseres Team, andere Lieferanten oder neue Software verändern oft Geltungsbereich und Risiken. Das betrifft die Kapitel 4 (Kontext der Organisation) und 6 (Planung). Passen Sie Geltungsbereich und Risikobetrachtung an, bevor Sie erneut bewerten.

Normversionen

Manche Normen werden überarbeitet. Klären Sie, ob für Ihre Norm eine neue Ausgabe gilt und ob Ihr Zertifikat sich darauf bezieht. Die verfügbaren Normen finden Sie auf der Seite Normen.

Checkliste: Vorbereitung der Erneuerung

• Gültigkeitsdatum des aktuellen Zertifikats notiert und im Kalender hinterlegt
• Vertragsbedingungen der Zertifizierungsstelle geprüft (beim klassischen Weg mit Audit vor Ort)
• Geltungsbereich mit dem heutigen Geschäft abgeglichen
• Interne Audits im letzten Zeitraum durchgeführt und dokumentiert (Kapitel 9)
• Managementbewertung durch die Geschäftsleitung durchgeführt und festgehalten
• Abweichungen und Korrekturmassnahmen aus dem letzten Zeitraum abgeschlossen
• Dokumente, Richtlinien und Verantwortlichkeiten auf aktuellem Stand (Kapitel 7)
• Prüfen, ob eine neue Normversion gilt
• Verantwortliche Person für die Erneuerung bestimmt
• Kunden- oder Ausschreibungsanforderungen an das Zertifikat geklärt

Typische Fehler bei der Erneuerung

Zu spät beginnen. Wer kurz vor Ablauf startet, kann Lücken nicht mehr schliessen. Beim klassischen Weg mit Audit vor Ort kommt die Terminsuche dazu.

Das System nur zur Erneuerung hervorholen. Ein Managementsystem, das zwei Jahre im Ordner liegt, lässt sich nicht in einer Woche beleben. Regelmässige kleine Pflege kostet weniger als ein grosser Kraftakt kurz vor dem Termin.

Alte Antworten kopieren. Bei einer Selbstbeurteilung zählt der aktuelle Stand. Wer frühere Antworten ungeprüft übernimmt, bewertet ein Unternehmen, das es so nicht mehr gibt, und entwertet das Zertifikat damit für sich selbst.

Das Zertifikat nach Ablauf weiter nutzen. Nehmen Sie abgelaufene Zertifikate von der Webseite, aus den Offertvorlagen und aus den E-Mail-Signaturen, bis das neue vorliegt.

Aufwand und Kosten realistisch einschätzen

Beim klassischen Weg mit Audit vor Ort stellt die Zertifizierungsstelle in der Regel Rezertifizierungs- und Überwachungsaudits in Rechnung, dazu kommt Ihr interner Zeitaufwand. Die Höhe hängt von Grösse, Standorten und Norm ab. Zahlen nennen wir hier nicht, weil sie je nach Anbieter und Umfang stark abweichen. Die Kostentreiber beschreibt der Beitrag Kosten einer ISO-Zertifizierung.

Die aktuellen Preise von Zertify stehen auf der Seite Preise. Das Zertifikat ist ein Jahresabo: Das erste Jahr kostet den vollen Preis, jedes weitere Jahr eine tiefere Jahresgebühr. Kündigen können Sie jederzeit auf Ende Jahr. Bei beiden Wegen bleibt die Zeit für die Bestandsaufnahme der grösste Posten, und sie lässt sich nicht delegieren.

Wann der klassische Weg mit Audit vor Ort die bessere Wahl ist

Eine Selbstbeurteilung passt zu Unternehmen, die ihre Sorgfalt strukturiert belegen wollen, gegenüber Kunden, Partnern oder der eigenen Organisation.

Der klassische Weg mit einem Audit vor Ort durch eine Zertifizierungsstelle ist die bessere Wahl, wenn:

• eine Ausschreibung ausdrücklich einen Audit vor Ort durch eine Zertifizierungsstelle verlangt,
• ein Kundenvertrag eine Zertifizierung mit Audit vor Ort durch eine Zertifizierungsstelle vorschreibt,
• eine Aufsichtsbehörde oder Branchenregel das fordert,
• Sie ein Zertifikat brauchen, das nach einem Audit vor Ort ausgestellt wurde.

Sind Sie unsicher, fragen Sie beim Kunden oder bei der ausschreibenden Stelle nach, was genau verlangt ist. So vermeiden Sie eine doppelte Zertifizierung.

So läuft die Erneuerung bei Zertify ab

Zertify richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Agenturen und Start-ups, die einen strukturierten, nachvollziehbaren Weg zu einem ISO-Zertifikat suchen und keinen Audittermin abstimmen wollen. Der Ablauf:

1. Sie wählen auf der Seite Normen die passende Norm.
2. Sie starten das Assessment und beantworten die Fragen zu Ihrem Unternehmen.
3. Nach bestandenem Assessment und Zahlung stellt Zertify das Zertifikat innerhalb von 4 Stunden aus.
4. Die aktuellen Konditionen sehen Sie jederzeit auf der Seite Preise.

Beachten Sie die Einordnung: Das Zertifikat beruht auf Ihrer Selbstbeurteilung und nicht auf einem Audit vor Ort.

Ablaufdatum notieren, früh beginnen

Erneuern heisst, den Nachweis aufzufrischen, nicht das Datum zu verschieben. Halten Sie das Ablaufdatum fest und pflegen Sie Ihr System das ganze Jahr. Klären Sie vorab, ob Ihr Kunde oder Ihre Ausschreibung einen Audit vor Ort durch eine Zertifizierungsstelle verlangt. Danach ergibt sich der passende Weg.