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Managementsystem Dokumentation für kleine Firmen: was nötig ist
Welche Dokumente ein Managementsystem in einer kleinen Firma wirklich braucht, wie Sie sie schlank halten und was Prüfer oder Kunden sehen wollen.
Von Michael Schwarz, Lead Auditor ISO 9001 und 14001, SICE
Eine kleine Firma braucht nur die Dokumente, die der Standard verlangt und die im Alltag tatsächlich helfen. Das sind meist wenige Seiten: eine Politik, messbare Ziele, Beschreibungen der Kernabläufe und Nachweise, dass Sie das System betreiben.
Die Sorge vor einem dicken Handbuch ist verbreitet, aber unbegründet. Die ISO 9001 verlangt seit der Ausgabe 2015 nicht einmal mehr ein Qualitätshandbuch. Entscheidend ist, dass die Dokumentation zu Ihrer Firma passt und nicht zu einer Konzernvorlage.
Was die Normen an Dokumentation verlangen
Die gängigen Managementsystemnormen folgen derselben Grundstruktur mit den Kapiteln 4 bis 10: Kontext der Organisation, Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Bewertung der Leistung und Verbesserung. Für die Dokumentation ist Kapitel 7.5 zuständig, die «dokumentierte Information». Der Begriff umfasst zwei Dinge, die Sie auseinanderhalten sollten.
- Dokumente beschreiben, wie etwas gemacht wird: Politik, Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisung. Sie werden gepflegt und aktualisiert.
- Aufzeichnungen belegen, dass etwas gemacht wurde: Protokoll, Auditbericht, Schulungsnachweis, Lieferantenbewertung. Sie werden aufbewahrt und nicht nachträglich verändert.
Die Norm nennt an mehreren Stellen, welche Information vorhanden sein muss. Darüber hinaus dürfen Sie so viel dokumentieren, wie Ihre Firma für ein sicheres Arbeiten braucht. Der Umfang hängt von Grösse, Komplexität der Abläufe und Qualifikation der Mitarbeitenden ab. Ein Team von acht Personen, die jeden Tag zusammenarbeiten, braucht weniger Text als ein Betrieb mit drei Standorten.
Welche Dokumente eine kleine Firma wirklich braucht
Politik und Geltungsbereich
Die Politik (Kapitel 5) ist eine halbe bis ganze Seite. Sie hält fest, wofür Ihre Firma steht, etwa gegenüber Kunden, und wozu sie sich verpflichtet. Der Geltungsbereich (Kapitel 4) sagt, welche Standorte, Leistungen und Tätigkeiten das System abdeckt. Beides unterschreibt die Geschäftsleitung. Wenn die Geschäftsleitung aus einer Person besteht, sind Sie das.
Ziele und Risiken
Im Kapitel Planung (6) verlangt die Norm Ziele, die messbar sind, sowie eine Betrachtung von Risiken und Chancen. Eine einzige Tabelle genügt: Ziel, Kennzahl, verantwortliche Person, Termin. Schreiben Sie «Reklamationen pro Quartal unter fünf» statt «Kundenzufriedenheit steigern». Die Risiken ergänzen Sie in einer zweiten Tabelle mit je einer Massnahme. Mehr verlangt ein kleiner Betrieb selten.
Prozessbeschreibungen für die Kernabläufe
Dokumentieren Sie nur die Abläufe, bei denen ein Fehler teuer wird oder bei denen mehrere Personen beteiligt sind. Typisch sind:
- Offerte und Auftragsannahme
- Leistungserbringung oder Produktion
- Einkauf und Lieferantenbewertung
- Reklamationen und Korrekturmassnahmen
- Einarbeitung neuer Mitarbeitender
Eine Beschreibung pro Ablauf, ein bis zwei Seiten, oft als Ablaufdiagramm mit drei Sätzen Text. Wer macht was, womit, und woran erkennt man, dass es gut war? Mehr braucht es nicht.
Nachweise aus dem Alltag
Die Aufzeichnungen entstehen, wenn Sie das System leben. Das interne Audit (Kapitel 9.2) liefert einen Bericht, die Managementbewertung (9.3) ein Protokoll, Reklamationen und Korrekturmassnahmen (Kapitel 10) eine Liste mit Ursache und Abschluss. Dazu kommen Schulungsnachweise und, je nach Norm, Prüf- oder Kalibrierprotokolle. Prüfer und Kunden fragen fast immer zuerst nach diesen Nachweisen, weil sie zeigen, ob das System in der Praxis angekommen ist.
Wie viel Text ist genug?
Ein Prüfmassstab hilft: Würde ein neuer Mitarbeiter anhand des Dokuments die Arbeit richtig ausführen? Wenn ja, ist es ausreichend. Wenn er trotzdem dreimal nachfragen muss, fehlt etwas. Wenn er das Dokument gar nicht erst öffnet, ist es zu lang.
Vorlagen aus dem Internet verführen dazu, 40 Seiten Verfahrensanweisungen zu übernehmen, die niemand liest und niemand pflegt. Solche Dokumente werden schnell zur Last, weil sie veralten und im Audit zu Widersprüchen führen. Schreiben Sie lieber kurz und nach Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise. Eine ausführlichere Einordnung, wie sich ISO-Anforderungen auf kleinere Betriebe übertragen lassen, finden Sie im Leitfaden zur ISO-Zertifizierung für KMU.
Format und Werkzeug sind frei. Word, ein gemeinsames Laufwerk, ein Wiki oder ein Dokumentenmanagementsystem sind alle zulässig. Für ein Team bis etwa zwanzig Personen genügt meist eine klar gegliederte Ordnerstruktur mit festen Namen.
Wie Sie Dokumente lenken
Kapitel 7.5 verlangt, dass Dokumente angemessen gekennzeichnet, geprüft, freigegeben und verfügbar sind. Das klingt nach Aufwand, lässt sich aber mit wenigen Regeln erledigen.
- Jedes Dokument trägt Titel, Version, Datum und die Person, die es freigegeben hat.
- Es gibt genau einen Ablageort für die gültige Fassung. Alte Fassungen liegen in einem Archivordner.
- Eine Person ist für die Pflege jedes Dokuments zuständig.
- Ausgedruckte Kopien gelten nur am Tag des Ausdrucks, oder sie werden gar nicht verwendet.
- Aufzeichnungen haben eine definierte Aufbewahrungsdauer und einen Schutz vor Veränderung.
Wer diese fünf Punkte einhält, erfüllt die Lenkung in einer kleinen Firma in aller Regel ohne Spezialsoftware.
Häufige Fehler bei der Dokumentation
Dokumente beschreiben den Soll-Zustand, den niemand lebt. Das fällt im Gespräch mit den Mitarbeitenden sofort auf. Passen Sie lieber das Dokument an die Praxis an oder die Praxis an das Dokument, aber nicht keines von beidem.
Alles wird Pflicht. Wer jede Kleinigkeit in eine Anweisung giesst, muss sie später auch pflegen. Dokumentieren Sie, was Risiko trägt.
Die Aufzeichnungen fehlen. Ein schönes Prozessdokument ohne ein einziges Protokoll beweist nichts. Führen Sie das interne Audit und die Managementbewertung wirklich durch und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest, auch wenn es nur eine Seite ist.
Zuständigkeiten bleiben offen. Ohne Namen veraltet jedes Dokument. Tragen Sie in jedes Dokument eine verantwortliche Person ein.
Mehrere Fassungen kursieren. Das passiert, sobald Dokumente per E-Mail verschickt werden. Verlinken Sie stattdessen auf den Ablageort.
Checkliste: Dokumentation für ein kleines Managementsystem
Wie Zertify zur Dokumentation passt
Wer die Dokumentation schlank aufgebaut hat, kann sie direkt für eine Zertifizierung nutzen. Bei Zertify beantworten Sie ein Online-Assessment zu den Anforderungen des gewählten Standards. Es gibt keinen Vor-Ort-Audit. Sie beschreiben, wie Ihre Firma die Anforderungen umsetzt, und die Dokumente und Nachweise aus der Checkliste oben sind dafür die Grundlage. Wie dieser Weg im Vergleich zur klassischen Zertifizierung funktioniert, erklärt der Beitrag zur ISO-Zertifizierung ohne Audit.
Nach bestandenem Assessment prüft ein Mitglied des SICE Certification Board Ihre Angaben. Das Zertifikat stellt die G6 Agency AG im Rahmen einer Lizenz des SICE (Swiss Institute of Certification and Education) aus. Es kommt innerhalb von 4 Stunden nach bestandenem Assessment und Zahlung. Auf dem PDF finden Sie einen QR-Code, über den Kunden und Einkaufsabteilungen das Zertifikat auf einer öffentlichen Verifizierungsseite prüfen können.
Das Zertifikat gilt drei Jahre. Jedes Jahr bestätigen Sie es mit einem kurzen Online-Reaudit, das als jährliches Abonnement läuft. Das hält auch Ihre Dokumentation aktuell, weil Sie sie einmal im Jahr ohnehin anschauen.
Welche Normen zur Auswahl stehen, zeigt die Übersicht unter Normen. Die Kosten stehen auf der Seite Preise. Wenn Sie bereit sind, starten Sie das Assessment.
Wie Sie in einer Woche starten
Planen Sie keine Dokumentationsprojekte über Monate. Nehmen Sie sich einen halben Tag für Politik, Geltungsbereich und Ziele. Beschreiben Sie am zweiten Tag die drei wichtigsten Abläufe. Legen Sie am dritten Tag Ablage und Kopfzeile fest. Dann arbeiten Sie eine Woche mit den neuen Dokumenten und schreiben auf, was nicht passt. Am Ende der Woche korrigieren Sie, und die erste Fassung steht.
Alles Weitere ist Pflege: ein Termin pro Quartal, an dem Sie Kennzahlen, Reklamationen und offene Massnahmen durchgehen.
Häufige Fragen
Brauche ich ein Qualitätshandbuch?
Nein. Die ISO 9001 verlangt seit der Ausgabe 2015 kein Handbuch mehr. Sie müssen die dokumentierte Information führen, die der Standard nennt, und dürfen sie in beliebiger Form ablegen, solange sie auffindbar, aktuell und freigegeben ist.
Wie viele Seiten umfasst die Dokumentation einer kleinen Firma?
Das hängt von Ihren Abläufen ab. Für ein kleines Team genügen oft Politik, Ziele, Risikotabelle und eine Beschreibung pro Kernprozess von ein bis zwei Seiten. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende danach richtig arbeiten können.
Was ist der Unterschied zwischen Dokument und Aufzeichnung?
Ein Dokument beschreibt, wie etwas gemacht wird, und wird bei Änderungen aktualisiert. Eine Aufzeichnung belegt, dass etwas gemacht wurde, etwa ein Auditbericht oder ein Schulungsnachweis, und wird aufbewahrt, aber nicht verändert.
Muss ich die Dokumentation für das Zertifikat bei Zertify hochladen?
Zertify arbeitet mit einem Online-Assessment, in dem Sie die Umsetzung der Anforderungen beschreiben. Ihre eigene Dokumentation dient als Grundlage für die Antworten und als Nachweis gegenüber Kunden, wenn diese nachfragen.
