ISO 22301 für Gesundheitswesen: Ausfallvorsorge nachweisen

Ein Spital kann nicht warten, bis das Informationssystem wieder läuft. Ein Pflegeheim kann die Medikamentenabgabe nicht verschieben. Wer solche Einrichtungen beliefert, etwa mit Software, Laborleistungen, Sterilisation, Wäsche, Transporten oder Verbrauchsmaterial, wird im Lieferantenfragebogen nach seiner Ausfallvorsorge gefragt. Die Frage lautet meist: Betreiben Sie ein Business-Continuity-Managementsystem nach ISO 22301?

In Ausschreibungen steht der Nachweis als Eignungskriterium oder als Zusatzpunkt in den Unterlagen. Die Beschaffungsabteilung will ein Dokument, das sie ablegen und überprüfen kann. Ein Zertifikat mit Nummer und QR-Code erfüllt diesen Zweck, ein selbst verfasster Notfallordner nicht.

Auch Arztpraxen, Spitex-Organisationen und private Kliniken werden von ihren eigenen Partnern darauf angesprochen, zum Beispiel von Trägerschaften, Versicherern oder Zuweisern. Wer den Nachweis bereits hat, beantwortet die Anfrage in einem Satz.

• ISO-Normen für KMU

ISO 22301 verlangt, dass Sie die Störungen kennen, die Ihre kritischen Tätigkeiten treffen können, und für jede eine Antwort bereit haben. Im Gesundheitswesen sind das vor allem diese Fälle:

Ausfall des Praxis- oder Klinikinformationssystems

Dossiers, Termine und Medikationsangaben sind nicht abrufbar. Das BCMS legt fest, wie lange dieser Zustand dauern darf und wie der Betrieb mit Papierformularen weiterläuft.

Unterbruch der Kühlkette

Impfstoffe, Blutprodukte und Laborproben verlieren bei einem Ausfall der Kühlung ihren Wert. Gefordert sind Ersatzgeräte, Alarmierung und eine klare Zuständigkeit.

Lieferengpass bei Verbrauchsmaterial

Reagenzien, Infusionslösungen oder Einmalmaterial fehlen, weil ein einzelner Lieferant ausfällt. Die Strategie sieht einen zweiten Bezugsweg oder einen definierten Lagerbestand vor.

Personalausfall durch Grippewelle oder Pandemie

Ganze Schichten fallen aus. Der Plan regelt, welche Tätigkeiten Vorrang haben und wer wen vertritt.

Strom- oder Gebäudeausfall

Ein Wasserschaden in der Sterilisation oder ein Stromunterbruch im Labor legt zentrale Abläufe lahm. Notstrom und Ausweichstandort gehören in den Plan.

Ausfall eines externen Dienstleisters

Der Cloud-Anbieter, das Partnerlabor oder der Transportdienst ist nicht erreichbar. Sie definieren vorab, wie Sie darauf reagieren.

Die Anforderungen gehören zu den Kapiteln 4 bis 10 der Norm, der Schwerpunkt liegt im Kapitel 8 Betrieb. Die folgende Tabelle zeigt, wie sich die sechs Kernpunkte in einem Betrieb des Gesundheitswesens konkret ausdrücken.

Die Reihenfolge ist wichtiger als der Umfang. Ein kleiner Betrieb kommt mit wenigen Seiten Dokumentation aus, wenn die Inhalte stimmen. Das Beispiel einer Spitex-Organisation zeigt den Ablauf.

1. 01

   Tätigkeiten auflisten und gewichten

   Die Organisation hält fest, was bei einem Ausfall zuerst wieder laufen muss: Einsatzplanung, Medikationsdokumentation, Erreichbarkeit der Pflegenden. Die Rechnungsstellung kann warten.

2. 02

   Zeitgrenzen festlegen

   Für jede Tätigkeit steht fest, wie lange ein Unterbruch dauern darf und wie viele Daten höchstens verloren gehen dürfen.

3. 03

   Lösungen wählen

   Dazu gehören Mobilgeräte mit lokal gespeichertem Einsatzplan, eine Ausdruckroutine am Vorabend und ein zweiter Zugang zum Dossiersystem.

4. 04

   Pläne und Krisenorganisation schreiben

   Wer entscheidet, wer informiert Klientinnen und Klienten, wer kontaktiert den Softwarelieferanten? Jede Rolle hat eine Stellvertretung.

5. 05

   Üben und nachbessern

   Die Leitung simuliert einen Systemausfall am Montagmorgen. Was nicht funktioniert, wird im Plan korrigiert und das Ergebnis festgehalten.

Die Selbstbewertung besteht aus 34 Ja/Nein-Fragen zu Ihrem Business-Continuity-Managementsystem. 13 davon sind Muss-Fragen und müssen alle mit Ja beantwortet werden. Sie bilden die Kernpunkte der Bewertung ab, nicht jede einzelne Anforderung der Norm. Von den übrigen 21 Fragen müssen mindestens 14 mit Ja beantwortet sein. Nach bestandener Bewertung und Zahlung erhalten Sie das Zertifikat innert 4 Stunden.

Das Zertifikat stellt Zertify im Rahmen einer Lizenz von SICE (Swiss Institute of Certification and Education) aus. SICE prüft jede Bewertung, bevor das Zertifikat erteilt wird. Es gibt kein Audit vor Ort. Jedes Zertifikat lässt sich öffentlich über Nummer oder QR-Code auf dem PDF verifizieren, und eine kurze Online-Rezertifizierung bestätigt es jedes Jahr.

Der Preis beträgt CHF 749 im ersten Jahr, danach CHF 499 pro Jahr inklusive der jährlichen Online-Rezertifizierung. Das Zertifikat gilt 3 Jahre. Die Verrechnung läuft als automatisches Jahresabonnement, das Sie im Kundenkonto jederzeit auf das Ende des laufenden Jahres kündigen können. Danach endet das Zertifikat mit dem bezahlten Jahr. Für den Kauf brauchen Sie kein Konto.

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Der klassische Weg läuft über ein Audit vor Ort durch eine Zertifizierungsstelle. Er dauert länger und kostet mehr, dafür kennen ihn alle Beschaffungsstellen. Das Zertify-Zertifikat stützt sich auf die Selbstbewertung, die SICE prüft, und auf die jährliche Online-Bestätigung.

Welcher Nachweis genügt, entscheidet Ihr Auftraggeber. Fragen Sie bei einer Ausschreibung oder einem Lieferantenaudit vorab nach, ob ein Online-Zertifikat mit öffentlicher Verifizierung akzeptiert wird. Die Vergleichsseiten zeigen Ihnen, worin sich die Wege unterscheiden.

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