ISO 27701 Vorteile: Was das Zertifikat Ihrem Unternehmen bringt

ISO/IEC 27701 beschreibt ein Datenschutzmanagementsystem. Der Nutzen zeigt sich an fünf Stellen, die im Alltag eines KMU vorkommen.

1. 01

   Weniger Rückfragen von Kunden

   Fragen zu Rollen, Datenablage und Meldeprozessen beantworten Sie mit einem Nachweis statt mit einem neuen Text.

2. 02

   Bessere Ausgangslage bei Ausschreibungen

   Wo ein Datenschutznachweis verlangt wird, legen Sie ein Zertifikat mit Nummer bei.

3. 03

   Klare Zuständigkeiten im Unternehmen

   Wer Anfragen betroffener Personen bearbeitet und wer eine Panne meldet, ist festgelegt.

4. 04

   Kontrollierte Datenschutzrisiken

   Risiken für betroffene Personen werden bewertet und behandelt, bevor sie zum Vorfall werden.

5. 05

   Ein Nachweis, den Dritte selbst prüfen

   Jedes Zertifikat lässt sich öffentlich über Nummer und QR-Code verifizieren.

Grössere Kunden schicken ihren Dienstleistern Fragebogen. Sie fragen, ob Sie Verantwortlicher oder Auftragsbearbeiter sind, wo die Daten liegen, wie lange sie aufbewahrt werden und wie Sie eine Datenschutzverletzung melden. Ohne Zertifikat beantworten Sie diese Fragen bei jedem Kunden neu, oft von derselben Person, die eigentlich etwas anderes zu tun hätte.

Mit einem ISO 27701 Zertifikat verweisen Sie auf ein System, das diese Punkte bereits regelt. Der Einkauf sieht, dass Sie die Fragen nicht zum ersten Mal beantworten. Das gilt besonders für SaaS-Anbieter, Lohnbüros, Treuhänder und IT-Dienstleister, die für ihre Kunden Personendaten bearbeiten.

Kommt ein Kundenaudit, liegt das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten vor und ist nachgeführt. Das spart Vorbereitungszeit und vermeidet Nachfragen.

• ISO für kleine und mittlere Unternehmen

Ob der Nachweis in einem konkreten Verfahren genügt, legt der Auftraggeber fest. Lesen Sie die Anforderungen der Ausschreibung genau, bevor Sie sich auf ein Zertifikat stützen.

• Zertifizierungswege vergleichen

Die Norm verlangt keine Dokumente um ihrer selbst willen. Sie verlangt, dass bestimmte Fragen im Unternehmen eine Antwort und eine Verantwortliche oder einen Verantwortlichen haben. Das sind vor allem diese vier:

Rolle bestimmen

Sie legen fest, ob Sie für bestimmte Daten Verantwortlicher oder Auftragsbearbeiter sind. Davon hängen Ihre Pflichten und Ihre Verträge ab.

Verzeichnis führen

Das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten zeigt, welche Daten wozu und wo bearbeitet werden. Ein Löschbegehren wird so zur Suche in einer Liste und nicht im ganzen Unternehmen.

Rechte betroffener Personen erfüllen

Auskunfts- und Löschbegehren haben Fristen. Ein definierter Ablauf verhindert, dass eine Anfrage im Postfach liegen bleibt.

Datenschutzverletzungen erkennen und melden

Wer im Team einen Vorfall bemerkt, weiss, an wen er ihn weitergibt. Die Meldung an Behörden oder Kunden geht nicht an der Frist vorbei.

Das Zertifikat kommt als PDF mit QR-Code und Zertifikatsnummer. Wer den Code scannt oder die Nummer eingibt, gelangt auf die öffentliche Prüfseite und sieht, dass das Zertifikat gültig ist. Ihr Kunde muss Ihnen nicht glauben, er kann es nachsehen.

Setzen Sie das PDF dort ein, wo Datenschutz gefragt wird: im Anhang der Offerte, in den Ausschreibungsunterlagen, auf der Sicherheits- oder Datenschutzseite Ihrer Website. Den Link zur Prüfseite können Sie in die E-Mail-Signatur des Vertriebs und in Antworten auf Fragebogen aufnehmen.

Beschreiben Sie das Zertifikat genau. Es beruht auf einer Online-Selbstbeurteilung ohne Vor-Ort-Audit und wird jedes Jahr durch ein kurzes Online-Re-Audit bestätigt. Diese Angabe schützt Sie vor Rückfragen, wenn ein Kunde nach dem Verfahren fragt.

Sie beantworten online 42 Ja/Nein-Fragen. 15 davon sind zwingende Anforderungen der Norm und müssen alle mit Ja beantwortet werden. Von den übrigen 27 Fragen brauchen Sie mindestens 18 Ja-Antworten. Das Assessment ist kostenlos und ohne Registrierung. Das Zertifikat stellt Zertify im Rahmen einer Lizenz des Swiss Institute of Certification and Education (SICE) aus, und SICE prüft jedes Assessment vor der Ausstellung. Nach bestandenem Assessment und Zahlung liegt das Zertifikat innert 4 Stunden vor.

Das Zertifikat kostet 799 CHF (799 €) im ersten Jahr, danach 529 CHF pro Jahr inklusive des jährlichen Online-Re-Audits. Es gilt drei Jahre. Das Abonnement verlängert sich jährlich automatisch und lässt sich im Kundenkonto jederzeit auf das Ende des laufenden Jahres kündigen. Dann endet das Zertifikat mit dem bezahlten Jahr. Für Kunden in der Schweiz und in Liechtenstein sind 8.1 % Mehrwertsteuer enthalten. Wer zwei Normen zertifiziert, erhält 20 % Rabatt, ab drei Normen 30 %, auch auf die jährliche Gebühr. Ein Konto brauchen Sie für den Kauf nicht.

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