ISO 37001 Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit?

Die Checkliste folgt dem Aufbau der Norm. Jeder Punkt ist eine Frage, die Sie mit Ja oder Nein beantworten. Darunter steht der Nachweis, der das Ja belegt: ein Dokument, ein Protokoll, eine Aufzeichnung.

Ein Nein ist keine Absage. Es zeigt Ihnen, welche Lücke Sie vor der Zertifizierung schliessen. Bei kleinen Unternehmen reichen für viele Nachweise wenige Seiten, sofern sie aktuell sind und im Alltag angewendet werden.

Die Checkliste ersetzt die Norm nicht. Sie bildet die Kernanforderungen ab: Risikobeurteilung, Politik, Compliance-Funktion, Due Diligence, Kontrollen und Meldeweg.

• ISO-Zertifizierung für KMU

Hier legen Sie fest, wofür das System gilt und wer dafür geradesteht. Prüfer und Einkaufsabteilungen schauen zuerst auf die Anti-Korruptionspolitik und auf die Rolle der Leitung.

1. 01

   Kontext und interessierte Parteien

   Haben Sie festgehalten, in welchen Ländern, Branchen und mit welchen Geschäftspartnern Sie tätig sind und was Behörden, Kunden und Eigentümer von Ihnen erwarten? Nachweis: Kontextanalyse, Liste der interessierten Parteien, Übersicht der Märkte.

2. 02

   Geltungsbereich

   Ist beschrieben, welche Standorte, Gesellschaften und Prozesse das System abdeckt? Nachweis: Dokument zum Geltungsbereich mit Abgrenzungen.

3. 03

   Anti-Korruptionspolitik

   Gibt es eine von der Leitung unterzeichnete Politik, die Bestechung verbietet und Konsequenzen benennt? Nachweis: unterzeichnete Politik mit Datum und Versionsstand, Beleg der Verteilung an Mitarbeitende.

4. 04

   Verantwortung der Leitung

   Hat die Geschäftsleitung Rollen und Zuständigkeiten schriftlich zugewiesen? Nachweis: Funktionsbeschreibungen, Organigramm, Beschluss der Leitung.

5. 05

   Unabhängige Compliance-Funktion

   Ist eine Person oder Stelle benannt, die das System betreut und direkten Zugang zur Leitung hat? Nachweis: Ernennung, Stellenbeschreibung, Berichte an die Leitung.

Dieses Paket verlangt am meisten Vorarbeit. Die Risikobeurteilung bestimmt, welche Kontrollen Sie später brauchen.

1. 01

   Bestechungsrisiken bewertet

   Haben Sie Länder, Geschäftsarten, Vermittler und Behördenkontakte auf Bestechungsrisiken geprüft? Nachweis: Risikobeurteilung mit Bewertung und Massnahmen, Datum der letzten Überprüfung.

2. 02

   Ziele und Massnahmen

   Gibt es messbare Ziele für das System, etwa Schulungsquoten oder abgeschlossene Prüfungen von Geschäftspartnern? Nachweis: Zielliste mit Verantwortlichen und Terminen.

3. 03

   Ressourcen

   Stehen Zeit und Budget für die Compliance-Funktion zur Verfügung? Nachweis: Budgetposition, Zeitallokation im Pflichtenheft.

4. 04

   Schulung und Bewusstsein

   Kennen Mitarbeitende die Politik und wissen exponierte Rollen, wie sie sich bei Geschenken oder Zahlungsaufforderungen verhalten? Nachweis: Schulungsunterlagen, Teilnehmerlisten, Bestätigungen.

5. 05

   Personalprozesse

   Werden Personen in exponierten Positionen vor der Einstellung oder Beförderung geprüft? Nachweis: Prozessbeschreibung, Prüfprotokolle, Klauseln in Arbeitsverträgen.

6. 06

   Dokumentierte Informationen

   Sind Dokumente gelenkt, aktuell und auffindbar? Nachweis: Dokumentenliste mit Versionen und Freigaben.

Kapitel 8 zeigt, ob das System im Tagesgeschäft wirkt. Dazu gehören Prüfungen vor Geschäftsabschlüssen und ein Weg, auf dem Verdachtsfälle gemeldet werden können.

1. 01

   Due Diligence bei Geschäftspartnern

   Prüfen Sie Lieferanten, Vermittler, Agenten und Joint-Venture-Partner vor Vertragsabschluss nach ihrem Risiko? Nachweis: Fragebogen, Prüfprotokolle, Freigabe durch die Compliance-Funktion.

2. 02

   Due Diligence bei Transaktionen

   Werden grössere oder auffällige Projekte vor dem Abschluss einzeln bewertet? Nachweis: Projektfreigaben, Risikoeinschätzung je Auftrag.

3. 03

   Finanzielle Kontrollen

   Gibt es Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen, Unterschriftenregelung und Prüfung ungewöhnlicher Buchungen? Nachweis: Zahlungsrichtlinie, Berechtigungsmatrix, Stichproben der Buchhaltung.

4. 04

   Nicht-finanzielle Kontrollen

   Sind Vergabe, Beschaffung und Verkauf so geregelt, dass eine Person nicht allein entscheidet? Nachweis: Vergaberichtlinie, Rotationsregeln, Genehmigungsstufen.

5. 05

   Geschenke, Einladungen und Spenden

   Gibt es Wertgrenzen und ein Register für angenommene und gewährte Zuwendungen? Nachweis: Richtlinie, Register mit Freigaben.

6. 06

   Meldeweg und Schutz vor Repressalien

   Können Mitarbeitende und Dritte Verdachtsfälle vertraulich melden, und sind sie vor Nachteilen geschützt? Nachweis: Meldekanal, Verfahrensbeschreibung, Protokoll der Fallbearbeitung ohne Personendaten.

Ein System, das nie überprüft wird, bleibt Papier. Diese Punkte zeigen, dass Sie Abweichungen finden und beheben.

1. 01

   Überwachung und Messung

   Werten Sie Meldungen, Schulungsquoten und Ergebnisse der Prüfungen von Geschäftspartnern regelmässig aus? Nachweis: Kennzahlenübersicht, Auswertungen.

2. 02

   Interne Prüfung

   Hat jemand, der nicht selbst am System arbeitet, die Umsetzung überprüft? Nachweis: Prüfplan, Prüfbericht mit Feststellungen.

3. 03

   Bewertung durch die Leitung

   Hat die Leitung das System mindestens einmal im Jahr besprochen und Entscheide festgehalten? Nachweis: Protokoll der Managementbewertung.

4. 04

   Korrekturmassnahmen

   Werden Verstösse und Beinahe-Vorfälle erfasst, analysiert und abgestellt? Nachweis: Massnahmenliste mit Ursache, Verantwortlichem und Abschlussdatum.

Zertify stellt das Zertifikat auf Grundlage einer Online-Selbstbewertung aus, ohne Audit vor Ort. Es wird von Zertify unter Lizenz von SICE ausgestellt, und SICE prüft jede Bewertung, bevor das Zertifikat ausgestellt wird. Die Bewertung orientiert sich an den Kernfragen der Norm, die Sie mit der Checkliste bereits durchgegangen sind.

Das Zertifikat kostet CHF 749 im ersten Jahr, danach CHF 499 pro Jahr inklusive jährlichem Online-Re-Audit. Es gilt drei Jahre. Das Abonnement können Sie im Kundenkonto jederzeit auf das Ende des laufenden Jahres kündigen.

Möchten Sie die klassische Variante mit Audit vor Ort durch eine Zertifizierungsstelle vergleichen, finden Sie die Unterschiede im Leitfaden zu den Zertifizierungswegen.

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