Checklist de préparation
Checklist ISO 37001 : où en est votre système anti-corruption ?
Cette checklist suit les chapitres 4 à 10 de la norme et indique, pour chaque point, la preuve que vous devriez pouvoir présenter. Parcourez-la avant de lancer l'auto-évaluation : vous saurez ce qui est prêt et ce qui manque encore.
01: Utilisation
Comment utiliser cette checklist ISO 37001
La checklist suit la structure commune aux normes de systèmes de management. Les chapitres 1 à 3 (domaine d'application, références, termes) ne demandent aucun contrôle. Les points à vérifier se trouvent aux chapitres 4 à 10.
Pour chaque point, posez une seule question : existe-t-il un document, un enregistrement ou une décision que je pourrais montrer à un client ou à un auditeur ? Une pratique qui n'a laissé aucune trace compte comme point ouvert.
ISO 37001 attend des mesures proportionnées au risque. Une PME de 30 personnes qui exporte n'a pas besoin de l'appareil d'un groupe multinational. Elle doit en revanche couvrir chacun des éléments ci-dessous, à sa mesure.
02: Chapitres 4 et 5
Contexte et leadership : les fondations du système
Ces deux chapitres décrivent où le système s'applique et qui en répond. Les auditeurs et les services achats commencent presque toujours par là.
Contexte et parties intéressées
Vous avez identifié les pays, les secteurs, les clients publics et les intermédiaires qui exposent l'entreprise. Preuve : une note de contexte ou un registre des parties intéressées.
Périmètre du système
Une décision écrite précise les sociétés, sites et fonctions couverts. Preuve : une déclaration de périmètre signée par la direction.
Évaluation du risque de corruption
Les processus exposés sont analysés : achats, ventes à l'étranger, autorisations officielles, dons et parrainages. Preuve : un registre des risques daté, avec sa dernière mise à jour.
Engagement de la direction
La direction a adopté le système, alloué un budget et un mandat. Preuve : un procès-verbal de décision et un budget.
Politique anti-corruption
Elle est écrite, signée, communiquée au personnel et accessible aux partenaires. Preuve : le PDF de la politique, sa publication sur l'intranet, les accusés de lecture.
Fonction de conformité
Une personne est désignée, indépendante dans l'exercice de ce rôle, avec un accès direct à la direction. Preuve : un cahier des charges, l'organigramme, les rapports remis à la direction.
03: Chapitres 6 et 7
Planification et support : mesures, objectifs, compétences
Le chapitre 6 transforme l'évaluation du risque en actions. Le chapitre 7 vérifie que l'entreprise a les moyens de les mener.
Mesures face aux risques
Chaque risque important a une réponse, un responsable et une échéance. Preuve : un plan d'action issu du registre des risques.
Objectifs mesurables
Par exemple la part du personnel exposé déjà formé, ou le nombre de partenaires évalués dans l'année. Preuve : un tableau d'objectifs avec valeurs cibles.
Ressources
Le temps et les outils nécessaires sont prévus, notamment pour la fonction de conformité. Preuve : budget, planification des heures, accès aux outils.
Compétence et sensibilisation
Les postes exposés sont formés, et les nouveaux collaborateurs concernés sont contrôlés à l'embauche. Preuve : listes de présence, supports de formation, attestations.
Information documentée et communication
Les procédures sont versionnées, et la politique est communiquée aux partenaires d'affaires. Preuve : un registre documentaire et des courriers ou clauses adressés aux partenaires.
04: Chapitre 8
Réalisation : les contrôles qui pèsent le plus
Le chapitre 8 est le plus concret. Les clients publics et les groupes qui envoient un questionnaire fournisseur posent surtout ces questions.
Due diligence fondée sur les risques
Transactions, partenaires et personnel sont examinés selon leur niveau de risque. Preuve : fiches d'évaluation, questionnaires fournisseurs remplis, extraits de registres consultés.
Contrôles financiers
Séparation des tâches, double signature, justificatifs pour chaque paiement. Preuve : règlement de signature, échantillon du journal des paiements.
Contrôles non financiers
Appels d'offres, recrutements et attributions de marchés passent par une approbation. Preuve : procédure d'appel d'offres, comptes rendus de comité.
Cadeaux, invitations et dons
Des seuils et une procédure d'approbation existent. Preuve : une directive et un registre des cadeaux et invitations.
Engagements des partenaires
Les contrats contiennent une clause anti-corruption, ou le partenaire a signé votre code de conduite. Preuve : contrat type, codes signés.
Signalement et enquête
Un canal protège contre les représailles, et une procédure règle le traitement des signalements. Preuve : description du canal, procédure d'enquête, registre anonymisé des cas reçus.
05: Chapitres 9 et 10
Évaluation et amélioration : prouver que le système vit
Ces chapitres montrent que le système est contrôlé et corrigé. Un système écrit une fois puis laissé de côté échoue ici.
Suivi et mesure
Des indicateurs sont relevés à intervalles fixes. Preuve : un tableau de bord avec au moins deux relevés.
Audit interne
Un audit planifié a eu lieu, par une personne qui ne contrôle pas son propre travail. Preuve : plan d'audit et rapport.
Revue de direction
La direction examine les résultats et décide de mesures. Preuve : un procès-verbal avec décisions, et le rapport de la fonction de conformité.
Non-conformités et amélioration
Chaque écart est consigné, corrigé, puis son efficacité est vérifiée. Preuve : registre des écarts et actions correctives.
06: Avec Zertify
De la checklist au certificat ISO 37001
Quand la checklist est largement remplie, l'auto-évaluation en ligne confirme votre niveau. Elle compte 38 questions oui/non. Les 14 questions obligatoires doivent toutes recevoir un oui : ce sont les questions centrales de l'évaluation, pas l'ensemble des exigences de la norme. Sur les 24 autres, au moins 16 oui sont nécessaires.
Le certificat est délivré par Zertify sous licence de SICE, qui examine chaque évaluation avant l'émission. Il repose sur l'auto-évaluation, sans audit sur site, et une courte réévaluation en ligne le confirme chaque année. Il est valable 3 ans. Le prix est de 749 CHF la première année, puis de 499 CHF par an, réévaluation en ligne incluse.
| Élément | Détail |
|---|---|
| Questions oui/non | 38 |
| Questions obligatoires | 14, toutes en oui |
| Autres questions | 24, dont au moins 16 en oui |
| Certificat | Dans les 4 heures après réussite et paiement |
| Vérification | Publique, par numéro et code QR |
07: FAQ
Questions fréquentes sur la checklist ISO 37001
C'est une liste de points à contrôler, classés selon les chapitres de la norme, pour savoir si votre système de management anti-corruption est prêt. Chaque point renvoie à une preuve : politique, registre, procès-verbal, contrat. Elle sert à repérer les lacunes avant l'évaluation.
Cela dépend de ce qui existe déjà. Une entreprise qui a un code de conduite, des règles de signature et une procédure d'achat n'a souvent qu'à les compléter et à les documenter. Sans aucune de ces bases, le travail est plus long.
Non. La fonction peut être confiée à une personne qui exerce aussi d'autres tâches. Elle doit pouvoir agir de manière indépendante et s'adresser directement à la direction.
Les questionnaires fournisseurs portent surtout sur la politique anti-corruption, la formation du personnel exposé, le canal de signalement et les clauses contractuelles. Ces quatre éléments figurent dans la checklist ci-dessus.
Non, elle prépare seulement l'évaluation. Le certificat suppose de réussir l'auto-évaluation en ligne : les 14 questions obligatoires en oui et au moins 16 oui parmi les 24 autres.
08: Guide
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