ISO 37001 renouvellement : garder son certificat valable

Un certificat Zertify court sur 3 ans. Il n'est pas laissé sans contrôle entre-temps : chaque année, vous passez un court re-audit en ligne. Celui-ci confirme que le système de management anti-corruption décrit dans votre auto-évaluation existe toujours dans l'entreprise.

Le certificat est émis par Zertify sous licence de SICE, et SICE examine chaque évaluation avant l'émission. Le numéro et le code QR du PDF mènent à une page de vérification publique. Un service achats ou un auditeur client y contrôle le certificat sans vous appeler.

L'abonnement se renouvelle automatiquement chaque année. Vous pouvez le résilier à tout moment dans votre compte client, pour la fin de l'année en cours. Le certificat prend alors fin avec l'année payée.

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Le re-audit porte sur une année écoulée. Prenez une heure avec la personne chargée de la conformité et passez en revue les six points ci-dessous. Ils reprennent les exigences clés de la norme.

Évaluation du risque

Elle a-t-elle été mise à jour ? Un nouveau pays, un nouveau marché ou un client public en plus modifient le risque de corruption.

Politique anti-corruption

Le texte est-il à jour et connu des équipes ? Contrôlez qu'il a été communiqué aux nouveaux collaborateurs.

Fonction de conformité

Le poste est-il toujours occupé, et la personne a-t-elle un accès direct à la direction ? Un départ non remplacé est l'écart le plus fréquent à surveiller.

Due diligence

Chaque nouvel agent, intermédiaire ou partenaire de l'année a-t-il fait l'objet d'une vérification proportionnée au risque ?

Contrôles financiers et non financiers

Les règles de double signature, de cadeaux et d'invitations ont-elles été appliquées ? Retrouvez les justificatifs.

Canal de signalement

Le canal fonctionne-t-il et protège-t-il contre les représailles ? Vérifiez que les collaborateurs savent l'utiliser.

Le re-audit est la condition pour que le certificat reste confirmé d'une année à l'autre. Si l'échéance passe sans re-audit, la confirmation de l'année manque. Vous ne devriez plus présenter le certificat comme valable à un client ou dans un appel d'offres.

Voici comment éviter la situation, ou en sortir.

1. 01

   Notez l'échéance

   Reportez la date de votre compte client dans l'agenda de la personne responsable de la conformité, avec un rappel quelques semaines avant.

2. 02

   Passez le re-audit tôt

   Un re-audit fait en ligne prend peu de temps. Il n'y a aucune raison de le repousser à la dernière semaine.

3. 03

   Corrigez avant de répondre

   Si votre contrôle interne montre qu'un point ne tient plus, par exemple une fonction de conformité vacante, remédiez-y d'abord, puis répondez.

4. 04

   Résiliez à temps si vous ne continuez pas

   La résiliation se fait dans le compte client et prend effet à la fin de l'année en cours. Le certificat s'arrête avec l'année payée.

Sur la voie classique, un organisme de certification audite l'entreprise sur site. Le cycle dure trois ans : audit initial, audits de surveillance les années intermédiaires, audit de recertification à la fin du cycle.

Zertify suit le même rythme sur trois ans, mais sous une autre forme.

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• Certification sans audit sur site

Le certificat repose sur une auto-évaluation en ligne de 38 questions oui/non. 14 sont impératives et doivent toutes recevoir un oui. Il faut en plus au moins 16 oui parmi les 24 autres. Ces questions couvrent les points centraux de l'évaluation, pas chaque exigence de la norme. Le certificat arrive dans les 4 heures après l'évaluation réussie et le paiement.

Le prix est de 749 CHF la première année, puis de 499 CHF par an, re-audit en ligne compris. Pour 2 normes, la remise est de 20 %, dès 3 normes de 30 %, cotisation annuelle comprise. Pour les clients en Suisse et au Liechtenstein, la TVA suisse de 8,1 % est incluse. Aucun compte n'est nécessaire pour acheter.

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